Пожалуйста переверните

Курс административного письма (Академия ВВС США).

Часть 4. Активное письмо.

#translate#soft-skills

Пассивное письмо многословно, подбирается к сути окольными путями, а иногда и совершенно запутанно. Чтобы победить этот недуг, необходимо научиться распозновать пассивные глаголы (пассивный залог) и заменять их на активные. Составляя письмо как деятель (субъект), вы будете избегать пассивных глаголов автоматически.

Врач: "Когда вы впервые заметили, что стали использовать пассивные глаголы?"
Пациент: "Пассивные глаголы в моей речи были замечены мной после того, как мое сотрудничество с военными стало теснее. Позже, к моей работе присоединился брат. Тоже состояние было отмечено им."
Врач: "Знаете ли вы, что большинство глаголов, применяемых нами в речи, являются активными? Также как и большитсво глаголов в газетах, книгах и других видах письма."
Пациент: "Что ж, я считаю, что множество глаголов становятся пассивными, когда за письмо принимается военный. В военных письмах и инструкциях пассивные глаголы применяются достаточно широко. Не в этом ли проблема?"

Если речь пациента резала ваш слух своими пассивными глаголами и вы знаете как исправить это - можете не читать дальше. Но следующие советы могут быть полезны.

Изучите симптомы

В пассивном залоге глагол трансформируется в причастие (План работ определен начальством), либо к нему добавляется постфикс -ся (Работа оценивается комиссией).

В отличие от предложений с активными глаголами, в пассивных предложениях наличие субъекта действия не обязательно. Если же субьект указан, то он появляется после глагола (в русском не всегда так). Но в случае с военными документами (письмами, инструкциями и т.п), субъект действия часто подразумевается, но не указывается, что создает серьезные проблемы для понимания текста. Вот примеры пассивной формы (залога):

В результате того, что было изучено, желательно провести дополнительное тестирование оборудования.

Для пациента скорой помощи, гематокрит которого упал ниже 20 процентов, были заказаны два пакета крови.

Используйте лекарства

Указывайте субьект перед действием (глаголом)

Нет: Деталь была сломана механиками.
Да: Механики сломали деталь.

Нет: Заявки должны быть утверждены (Кем?).
Да: Начальник отдела должен утвердить заявки.

Нет: Весь персонал должен быть одет по полной форме.
Да: Весь персонал должен носить полную форму.
Или: Одевайтесь по полной форме

Опускайте часть глаголов

Нет: Результаты перечислены в приложении.
Да: Результаты в приложении.

Нет: Затем она была переведена на авиабазу Максвелл.
Да: Затем она перевелась на авиабазу Максвелл.

Изменяйте глаголы

Нет: Замена еще не получена.
Да: Замена еще не пришла.

Используйте пассивные глаголы, когда на это есть причина

Время от времени используйте пассивный залог, если на то есть веская причина, например когда субъект действия неизвестен, не важен, очевиден или его вообще нельзя указывать.

"Президенты избираются каждые четыре года (избирателями - очевидно)."

"Детали будут доставлены к первому июня (скорее всего, не важно кем)."

"Рождество было назначено рабочим днем (лучше не указывать, чье это решение)."

Порой вы можете указывать субьект действия в пассивном предложении. Такая ситуация может возникнуть, когда вам может понадобиться переход от одной темы к другой. В следующем примере фокус переключается от индивидуальной привычки к влиянию группы:

"Внедрение нововведений осложняется вдвойне, когда индивидуальная привычка усиливается влиянием группы."

Время от времени уместно использовать пассивные предложения с указанием субьекта действия, если остальная часть абзаца (предложения) посвящена объекту действия. Вот пример:

"Затем генерал был сражен упавшей веткой."

Наконец, вы можете использовать пассивные предложения для разнообразия или создания впечатления. Данная запись выбита на монументе Академии ВВС:

"Полет человека по жизни поддерживается силой его знаний."

Когда вы сомневаетесь - используйте активные предложения. Вы будете наполнять эти предложения жизнью (а не предложения будут наполнены жизнью).

Практикуйтесь на этих примерах

Следующий абзац взят из письма, посвященному увеличению бюджета управления закупками авиабилетов (Scheduled Airline Ticket Office - SATO). Найдите пассивные глаголы и замените их на актиные. Затем сверьте их с результатом.

"За указанный период времени на исполнение заявок по государственным авиаперевозкам было израсходовано 644 тысячи долларов. По оценкам SATO,потребуются дополнительные 10 тысяч долларов в месяц на непредвиденные поездки. Отчет по месячным затратам находится в приложении 1."

Давайте отредактируем каждое предложение (на русском несколько коряво).

Было: "За указанный период времени на исполнение заявок по государственным авиаперевозкам было израсходовано 644 тысячи долларов."

Стало: "За указанный период затраты на исполнение заявок по государственным авиаперевозкам составяляют 644 тысячи долларов."

Опускаем слово "времени". "Было израсходовано" заменяем на "затраты составляют", потому что нам не важно, кто потратил эти средства.

Было: "По оценкам SATO,потребуются дополнительные 10 тысяч долларов в месяц на непредвиденные поездки."

Стало: "По оценкам SATO,траты на непредвиденные поездки составят дополнительные 10 тысяч долларов в месяц."

На русском языке это предложение стало еще длиннее. Бывает.

В итоге было:
"За указанный период времени на исполнение заявок по государственным авиаперевозкам было израсходовано 644 тысячи долларов. По оценкам SATO,потребуются дополнительные 10 тысяч долларов в месяц на непредвиденные поездки. Отчет по месячным затратам находится в приложении 1."

Стало:
"За указанный период затраты на исполнение заявок по государственным авиаперевозкам составяляют 644 тысячи долларов. По оценкам SATO,траты на непредвиденные поездки составят дополнительные 10 тысяч долларов в месяц. Отчет по месячным затратам находится в приложении 1."

Следующее письмо от главного инспектора страдает от пассивных глаголов и других проблем. Перепишите его так, чтобы оно стало организованным, говорящим, кратким и активным.

"Приложение 1 направляется на рассмотрение и обсуждение на предмет одобрения или несогласия с рекомендациями проверяемого лица. Направляются только те рекомендации, которые требуют действий. Опротестование должно быть получено не позднее 7-го июня, чтобы успеть получить одобрение командования и приступить к конкретным действиям. Рекомендации будут считаться окончательными, если опротестование не будет предоставлено к вышеуказанной дате. Отчеты о текучем состоянии дел или комментарии, касающиеся выполняемых сейчас или уже выполненных задачах, приниматься к сведению не будут. Руководство по ведению отчетности о текущем состоянии дел будет предоставлено вам позднее."

Далее наша версия (ваша может оказаться еще удачнее):

"Пожалуйста рассмотрите наши рекомендации, указанные в приложении 1. Если вы с чем-то не согласны, мы должны получить ваши комментарии до 7-го июня. Не высылайте нам отчеты о выполненных и выполняемых задачах. Руководство по ведению этой отчетности придет к вам позднее."

Итак, пассивные глаголы были заменены на активные. Письмо получилось более "живым" и подвигающим к активным действиям.

Написание "Пожалуйста" в начале письма является распространненой практикой в переписке и позволяет избавиться от многих заковыристых конструкций. "Пожалуйста, вышлите нам два образца" звучит более естественно чем "Наобходимо, чтобы наша команда получила два образца". В жизни люди говорят "Пожалуйста".

Предыдущая статья Часть 3. Краткое письмо