Пожалуйста переверните

Курс административного письма (Академия ВВС США).

Часть 3. Краткое письмо.

#translate#soft-skills

В кратком письме отражены только те идеи, которые нужны читателям, и эти идеи описаны максимально кратко. Для краткого письма важны тщательный анализ аудитории и суровость автора к самому себе. Не слишком ли много фоновой информации? Не прячется ли ваша точка зрения за лишними деталями? Не включили ли вы неуместные идеи только потому, что они красиво звучат?

Конечно же вы можете быть излишне кратки, что не позволит читателям понять серьезность проблемы и принять ваше решение. Порой, элементарная вежливость требует большего объема. Похвала, выраженная в одном предложении, может прозвучать неожиданно. Но суть в том, что лучшее письмо, как и лучшие механизмы, не содержит лишних деталей.

Не стоит беспокоиться о краткости при черновой записи. Однако, если вы пытаетесь писать и редактировать письмо одновременно, вы можете углубиться в детали и потерять из виду основную мысль. При отшлифовке письма ищите многословие везде. Взвешивайте необходимость каждого абзаца, предложения и слова. Чем многословнее ваше письмо, тем ниже шансы передать мысли читателю, и выше шансы упустить важные идеи. В борьбе с многословностью лучшим оружием является ваша беспощадность. Давайте рассмотрим некоторые легко узнаваемые формы многословности.

Избегайте слов "Это" (в русском оно и так упускается)

Нет более вредного слово, чем "это". Оно затягивает мысль, скрывает смысл, прячет ответственность и поощрает применение пассивных глаголов. Нужно избегать применение подобных слов, за исключением случаев, когда "это" указывает на что-то, очевидно упомянутое в предыдущих предложениях. Можно свободно применять "это" только в распространенных разговорных формах: "Настало время для этого", "Это тяжело" и т.д. Либо в выражениях, прямо указывающих на что-то или кого-то, например "Это ваша ответсвенность".

"Мы запросили" вместо "(Это) было запрошено"
"Я имел в виду" вместо "(Это) имелось в виду"
"Вам необходимо (Вы должны)" вместо "(Это) необходимо, чтобы вы..."
"Мы рекоммендуем" вместо "(Это) наши рекоммендации"

Вместо "(Это) необходимо, чтобы все сотрудники прошли вакцинацию против гриппа."

Можно написать "Все сотрудники должны пройти вакцинацию против гриппа."

Вместо "(Это) требуется, чтобы все пропуска были сданы при отъезде вашей группы из зоны ограниченного доступа."

Можно написать "Верните все пропуска, когда ваша группа покинет запретную зону."

Вместо "В отчете предлагается две альтернативы"

Можно написать "Отчет предлагает две альтернативы."

Используйте сокращенные словестные выражения.

Многословные выражения не способствуют ясности, они загромождают письмо и мешают выражению основной мысли. Например выражения "в соответствии с..." и "для того, чтобы...", не стоят трех слов. Вот еще примеры подобных выражений:

"С целью" вместо "Для"
"В соответствии с..." вместо "Согласно"
"Для того, чтобы" вместо "Для"
"В случае, если" вместо "Если"
"В ближайшем будущем" вместо "Скоро"

В следующих примерах показано, как многословные выражения ослабляют письмо. Сокращение таких выражаний в письмах или отчетах значительно отражается на объеме.

Вместо "В соответствии с новыми правилами, вы можете оплатить претензию чеком на сумму в 300$."

Можно написать "Согласно новым правилам, вы можете оплатить претензию чеком на 300$."

Вместо "В случае если это предложение вас заинтересовало, имейте в виду, что ваше письменное согласие должно поступить к нам не позднее 11-го мая"

Можно написать "Если это предложение вас заинтересовало, ваше письменное согласие должно поступить к нам до 11-го мая"

Освободите глаголы.

Заставьте ваши глаголы работать. Самое важное слово в предложении - глагол, слово действия, единственное слово, которое что-то "делает". Слабое письмо опирается на общие глаголы, которым необходимо дополнительное слово, чтобы выразить свое значение. Когда вы применяете общие глаголы, такие как сделать или дать, убедитесь, можно ли заменить связку из такого глагола и дополнительного слово на конкретный глагол.

Вместо "Эта директива применима ко всем, кто использует систему."

Можно написать "Эта директива распространяется на всех пользователей системы."

Вместо "Комиссия провела совещание, чтобы рассмотреть предложение."

Можно написать "Комиссия собралась, чтобы рассмотреть предложение."

Вместо "Мы проведем расследование инцидента для того, чтобы сделать выводы..."

Можно написать "Мы расследуем инцидент и решим..."

Старайтесь заменить слова, образованные из глаголов, на сами глаголы. Это сделает предложения короче и живее.

Вместо "Урегулирование претензий включает в себя экспертизу заказов."

Можно написать "Для урегулирования претензий мы изучаем заказы."

Избегайте дублирования

Как автор, вы определенно заметите разницу между "советом" и "помощью", "интересом" и "заботой", "спасибо" и "благодарю". Но ваши читатели этого не заметят. Повторение ключевых слов не сделает вашу мысль точнее, а избавление от дублирующих по смыслу слов - напротив:

Вместо "Мы должны соблюдать стандарты и критерии контроля и снижения загрязнения окружающей среды."

Можно написать "Мы должны соблюдать стандарты по снижению загрязнения окружающей среды."

Вместо "Министерство обороны разработало планы для упорядоченной и интегрированной системы исполнительного и управленческого развития."

Можно написать "Министерство обороны разработало планы для системы повышения эффективности управления."

Будьте осторожны с сокращением

Хотя и нужно избавляться от ненужных слов, не стоит слишком увлекаться этим. Избегайте длинных фраз, состоящих только из существительных и их модификаторов. Это не позволит читателю понять, как эти существительные соединяются или где этот ряд заканчивается. Хотя и существуют устоявшиеся сочетания, вроде "Система радиолокационных маяков управления движением", в ваших силах не допустить появления новых сочетаний.

Избегайте чрезмерного использование аббревиатур

Чрезмерного использование аббревиатур - еще одна форма ложной экономии. Изредка используйте аббревиатуры с теми читателями, которые могут их расшифровать, и не используйте вообще с непосвященными читателями. Расшифровывайте аббревиатуры при их первом появлении в тексте.

Training and Doctrine Command (TRADOC)

Если аббревиатура встречается в тексте совсем редко - полностью расшифровывайте ее. Предпочитайте ясность экономии текста.

Предыдущая статья Часть 2. Говорящее письмо