Пожалуйста переверните

Курс административного письма (Академия ВВС США).

Часть 2. Говорящее письмо.

#translate#soft-skills

Пишите формально или неформально, в зависимости от ситуации. Но пишите тем языком, который вы используете в речи. Это не призыв буквально копировать голосовую речь со всеми ее особенностями. Конечно же есть люди, которые говорят не лучше, чем пишут. Тем не менее, поскольку читатели слышат то, что читают, самое удачное письмо звучит как прямой разговор между людьми.

Чтобы сделать ваше письмо более говорящим, представьте, что ваш читатель сидит прямо напротив вас. Затем начните писать с использованием личных местоимений, слов, которые вы используете в повседневной речи, сокращений и коротких предложений. Это, вместе с вопросами, хорошим тоном и использованием конкретного языка - являются лучшими методами для разговорного письма.

Использование личных метоимений

Хотя вам и не обязательно использовать личные местоимения, не стоит избегать их любым путем. Уклонение от естественных форм обращения к людям выглядит как ложная сдержанность. Вне зависимости от того, являетесь ли вы подчиненным или начальником, следуйте следующим принципам:

  1. Используйте мы, нас, наших когда говорите от имени вашей организации.
  2. Используйте я, меня, моего когда говорите от своего имени.
  3. Буквально используйте ты, вы при обращении к читателю.

Иносказательные предложения (официоз), используемые повсюду в письме, приносят серьезный ущерб. Над нами бы усмехались, если бы мы использовали подобную речь в повседневной жизни. Обычная речь короче и понятнее, чем официальная:

Плохо:   Вероятно, финансовые ограничения на этот год превысят серьезность ожидаемых финансовых дефицитов.

Хорошо:   У нас может быть меньше средств в этом году, чем мы ожидали.

Плохо:   Инженерное управление военно-морских объектов (рекоммендация "а"), направило свой генеральный план по работе военно-морской судоверфи штата Вашингтон в главное управление тыла ВМФ для рассмотрения и комментирования. Комментарии прилагаются.

Хорошо:   В ответ на рекоммендацию "а", прилагаем наши комментарии к вашему генеральному плану по работе военно-морской судоверфи штата Вашингтон.

Плохо:   Необходимо, чтобы материалы поступили в этот офис до 10 июня.

Можно:   Нам необходимы материалы до 10 июня.

Или:   Материалы должны поступить к нам не позднее 10 июня.

Это (в русском опускается) и эта команда значительно усложнят следующий пример. Их применение заставляет читателя вставлять вынутые автором прямые значения. Мало того, это относится к читателю, а эта команда - к отправителю.

Плохо:   Если это возможно, чтобы среди морских пехотинцев прошли соревнования по стрельбе из пистолетов, комманда по стрельбе была бы рада организовать эти соревнования. (Это) Рекомендуется провести испытания в ближайшее время, чтобы обеспечить ...

Лучше:   Если Вы позволите провести соревнования по стрельбе среди морских пехотицев, мы с радостью организуем эти соревнования. Мы рекомендуем провести испытания в ближайшее время, чтобы обеспечить ...

Военным было бы полезно перенять у бизнеса аксиому, известную как "вы аксиома". Это вопрос выбора приоритета в пользу читателя, а не автора письма. Лучше использовать услуга, которую вы получаете, чем услуга, которую предоставляем мы. Запомните это и, по возможности, делайте выбор в пользу применения "вы аксиомы.

Возможно ли злоупотребление личными местоимениями? В некоторых случаях - да. Например, вы можете использовать так много местоимений, что читатель может потерять из виду к кому относится местоимение. Кроме того, в некоторых темах невозможно использовать личные местоимения (описание структуры самолета скорее всего не будет включать людей). Помимо этого, критика будет менее болезненной, если избегать личных местоимений. Ничего не было сделано звучит не так резко, как Вы ничего не сделали. Наконец, если Мы или Я будет в начале нескольких предложений подрят, это будет указывать на эгоцентризм автора и текст будет выглядеть однообразным. Тем не менее, военным придется пройти долгий путь, прежде чем злоупотребление личными местоимениями станет проблемой. Большинству из нас будет полезно использовать более естественное обращение к людям.

Обращайтесь к одному человеку, когда пишите многим

Когда вы пишете нескольким людям, но не кому-то из них конкретно, представьте себе типичного читателя. Обращайтесь к нему на ты или Вы. Только один человек прочтет ваше письмо в определенный момент времени. Именно поэтому наоболее удобочитаемые письма обращаются к одному читателю.

Плохо:   Всем адресатам следует высласть свои рекоммендации по содержанию курса.

Лучше:   Пожалуйста, вышлите нам ваши рекоммендации по содержанию курса.

Плохо:   Всем сотрудникам, планирующим отпуск в декабре, следует заполнить прилагаемое расписание.

Лучше:   Если вы планируете взять отпуск в декабре, то заполните прилагаемое расписание.

При написании приказов, используйте возможность обратится к исполнителю напрямую. Это в той же мере актуально и для различных инструкций. Представьте, что к вам подошел человек и спросил что ему делать. Допустим, что вы дежурный офицер и вам придется множество раз исполнять следующую инструкцию:

Плохо:   Дежурный офицер подтверждает исполнение всех инструкций по обеспечению безопасности воинской части, оставив подпись в соответсвующем разделе журнала дежурств.

Лучше:   После проведения вами испекции по безопасности, подпишите соответствующий раздел в журнале дежурств.

Положитесь на обычные слова

Сложность военной работы и необходимость в точности способствует применению длинных сложных слов. Старайтесь заменять длинные слова, когда можно выразиться короче и проще. Зачастую люди, которые в разговорной речи применяют простой язык, склонны к противоположному при письме. На бумаге помощь превращается в содействие, оплата в вознагрождение, визит в посещение (примеры подчеркивают длину слов).

Чрезмерное усложнение похоже на человека во фраке посреди коровника. Например:
оптимальный вместо лучший
содействовать вместо помогать
эксплуатировать вместо использовать

Старайтесь использовать короткие вводные слова, иногда применяя длинные, для разнообразия. Короткие вводные слова помогут вам сохранять обычный тон для остальной части предложения.
однако вместо тем не менее
также вместо к тому же
все же вместо тем не менее

Избегайте официальных оборотов. Пусть номер приказа или подпись отвечают за авторитет, а не бюрократический язык. Пишите так, чтобы выразить мысль, а не произвести впечатление.
этот вместо вышеупомянутый
ранее вместо до нынешнего момента

Все авторы пытаются произвести впечатление на читателей, но лучше делать это с помощью языка, который не перетягивает одеяло на себя. Размер словарного запаса не так важен, как умение манипулировать уже известными словами.

Пишите короткими предложениями

Для разнообразия смешивайте длинные предложения с короткими, но в среднем не более двадцати слов (в английском варианте). Хотя короткие предложения не гарантируют ясности, они обычно менее запутанные, чем длинные. Вам не нужно подсчитывать каждое слово. Попробуйте прочитать написанное предложение вслух, и если вы не можете закончить его на одном дыхании - его следует разбить. В следующем примере мы попробуем разобраться с очень длинным предложением.

Изначально   Просим, чтобы участники были разбиты между двумя датами инструктажа, с пониманием того, что административный отдел внесет все необходимые корректировки, чтобы обеспечить справедливое распределение. (~22 слова).

Промежуточный вариант   Рекомендуется, чтобы участники были разделены между двумя датами инструктажа (9 слов). Административный отдел будет вносить любые необходимые окончательные корректировки для обеспечения справедливого распределения. (12 слов)

Итог   Отправьте половину своих людей в один день и половину в другой (~9 слов). Административный отдел внесет последние коррективы (5 слов).

Задавайте больше вопросов

Ваш запрос становится более акцентированным, если он выражен в вопросительной форме. Ищите возможности обратиться к своему читателю.

Плохо   Запросите штаб уведомить вас о том, было ли совещание перенесено

Лучше   Было ли совещание перенесено?

Плохо   В целях повышения стоимости эксплуатации офисных копировальных устройств вашей фирме предлагается заполнить прилагаемую форму, касающуюся офисных копировальных аппаратов, которую вы предлагаете в аренду.

Лучше   Не могли бы вы сообщить нам в сопроводительной форме о стоимости аренды ваших копировальных аппаратов?

Прислушивайтесь к вашему тону

У говорящего человека есть жестикуляция, мимика и голос. У писателя только слова на бумаге или экране монитора. Признайте это и обращайте особое внимание на ваш тон.

Тон - это отношение писателя к предмету или читателю. Он вызывает относительно мало проблем в повседневном письме. Однако, чем чутче читатель или проблема, тем внимательнее нам следует быть. Бестактность в письменной форме предполагает топорность в целом. Если задействованы чувства, то одно неверное слово может породить врага.

Представьте, что ваш контракт военнослужащего заканчивается, у вас серьезная болезнь, но вы хотите остаться на действительной службе. Как следующий ответ повлияет на вас? "Вы будете уволены с действительной военной службы, поскольку провалили медицинский осмотр." Уволены? Провалили? Это звучит как обвинение в преступлении и вынесение приговора. Во избежание подобной бестактности, тон должен быть положительным.

Острая конкуренция вместо Возможность ограничена
Начните писать хорошо вместо Прекратите писать плохо
Используйте большую лебедку вместо Не используйте маленькую лебедку
Стакан наполовину полон вместо Стакан на половину пуст

Позитивный подход поможет сгладить реакцию увольняемого. "По результатам вашего медициского осмотра, вы будете переведены в резерв."

Ответ на запрос военнослужащего остаться на службе станет лучше, если начать с предложения перевестись в резерв, и закончить письмо словами благодарности за годы службы. Тактичный подход поможет смягчить плохие новости.

Теперь представьте, что вы попросили больше времени для прохождения заочного обучения. Письмо с отказом заканчивается так:
"Если мы можем еще вам чем-то помочь, пожалуйста, не стесняйтесь писать."

Остерегайтесь подобных штампов. Они не делают положительные письма лучше, как и не спасают отрицательные (отказные). Предложение помощи человеку, чья просьба была отклонена, только усугубит его разочарование. Заключительное предложение должно быть отброшено целиком или привязано к остальной части письма с позитивной формулировкой:
"Помимо этой неудачи, мы надеемся, что вы воспользуетесь другими доступными для вас заочными курсами."

Справедливости ради по отношению к автору, письмо объяснило причины отказа достаточно подробно, чтобы избежать какого-либо намека на отписку. Большинство отрицательных ответов не нуждается в объяснении. Положительные ответы требуют небольшого объяснения, потому что читатели получают то, что хотят.

Будьте конкретны

Без обобщений и абстракций, большинства из них, мы бы тонули в деталях. Мы обобщаем огромный опыт, когда говорим о самоотверженности, программах, оборудовании и авторитетности. Но такой абстрактный язык вряд ли вызовет в читателе тот же опыт, который он вызывает в писателе. Ленивый автор злоупотребляет такими расплывчатыми терминами. Он применяет много прилагательных: огромная самоотдача, улучшенные программы, жизнеспособное оборудование и отзывчивое руководство.

Если вы напишите: «Решение проблемы низкого морального духа и плохой дисциплины - это хорошее лидерство», ваши читатели могут почуствовать прилив бодрости и вдохновения. Но пока вы не укажете на какое-то определенное поведение, подразумеваемое низким моральным духом, плохой дисциплиной и хорошим руководством, ни вы, ни ваши читатели не сможете решить эту проблему. Точно так же не используйте общие слова, если контекст предполагает определенные. Будьте настолько определенными, насколько позволяет ситуация.

Истребитель вместо Самолет
F-16 вместо Истребитель
Более низкие затраты вместо Усовершенстованные затраты
Более быстрый/дешевый способ вместо Улучшенный способ

Неясный, громкий язык ослабяет понимание того, чем заняты люди. Говорят, что кто-то «помогает и консультирует по вопросам управления организацией в области управления персоналом». Другой «служит системным сторонником перехода от текущих возможностей к архитектурным проектам». Но что на самом деле делают эти люди? В конце концов, человек, который «служит прямым интерфейсом с межгосударственной торговлей», может быть всего-лишь сигнальщиком на шоссе.

Характеристики сотрудников становятся неясными, когда авторы делают сумасбродные, неподтвержденные утверждения. Кто-то наверняка писал что-то подобное, а кто-то даже сохранил это как шаблон:\

Занимаясь очень сложной организационной и технической работой, сержант Андерсон приобрел огромный опыт, проявлял настойчивость и усердие. Командование определенно может доверять техническим заключениям сержанта Андерса.

Эффективная (раскрытая) характеристика же указывает на то, какие задачи человек выполнил и как он с ними справился. Это достаточно конкретно, чтобы внушать доверие в суждениях автора и потенциале сотрудника.

Предыдущая статья Часть 1. Организованное письмо

Следующая статья Часть 3. Краткое письмо