Пожалуйста переверните

Курс административного письма (Академия ВВС США).

Часть 1. Организованное письмо.

#translate#soft-skills

Слишком много людей берутся за перо до того, как определятся с целями. Начинать следует с четкого понимания цели, аудитории и упорядочивания идей. Это позволит быстрее добраться до сути, эффективно составлять предложения и абзацы.

Определите свою цель и аудиторию

Вы сохраните время и будете переписывать меньше, если у вас будет план до того, как взяться за перо или начать надиктовывать. На этапе планирования проанализируйте вашу аудиторию в свете ваших целей, ответив на следующие вопросы:

  • Какова моя цель?
  • Кто мои читатели?
  • Каковы их интересы?
  • Какой информацией они уже обладают?
  • Что сделает их понимание или действия более простыми?

Идеи будут приходить к вам во время письма и вы сможете отсекать ненужные, держа ответы на эти вопросы у себя в голове.

Начинайте быстро, объясняйте по необходимости, заканчивайте

Неуверенное письмо подбирается к самой важной информации. Оно начинается с описания предпосылок, затем идут аргументы и только потом что-то важное. Если повезет, суть начнется с фраз "следовательно" или "следуя из вышеупомянутого". Такое повествование не хаотично, оно медленно раскрывает мысль автора, но все же не эффективно. С точки зрения читателя, это выглядит как поиск ключа к разгадке какой-то мистической истории.

Пишите так, как это делают в газетах. Начинайте с самой важной информации и продолжайте описанием менее важной. Но избегайте простой хронологии - в финале необходимо подчеркнуть самое важное.

Чтобы найти то, что нужно написать в самом начале, предположите что у вас только одно предложение для выражения своей мысли. Многие письма и заметки достаточно просты и могут быть выражены таким предложением. Это предложение должно быть в конце первого абзаца. Самое сильное письмо выдвигает на первый план основную мысль, выраженную в первом абзаце, состоящем только из одного предложения. Помещайте запросы перед обоснованиями, ответы перед объяснениями, выводы перед обсуждением и краткое изложение перед деталями.

Порой необходимо составить сложное предложение (заявку) или ответить на несколько разных вопросов. Первый абзац будет перегружен, если вы попытаетесь поместить все ключевые вопросы в него. В таких случаях следует начать с общего изложения целей. Вот несколько хороших примеров:

  • Нами была произведена испекция административного управления 24 января 1994 года.
  • Эффективность управления была признана удовлетворительной.
  • Эффективность специальных отделов также была признана удовлетворительной.
  • В данной докладной записке кратко изложены планы реализации первого этапа реорганизации резева ВВС.
  • Сержант Фрэнк Мартин проделал отличную работу во время недавней замены двигателя.

Придерживайте основную мысль чтобы смягчить плохие новости или внести спорное предложение. Но не делайте это из раза в раз в каждом письме. Читатели, как и слушатели, предпочитают отделываться от людей, которые тратят целую вечность, чтобы изложить основную мысль. В большинстве случаев, переходите прямо к сути.

Чтобы закончить большинство писем, просто остановитесь. Когда вашей целью является не просто проинформировать читателя, но и убедить его - решительно заканчивайте письмо прогнозом, призывом или тем, что побуждает читателя к действию. Если вовлечены чувства и эмоции - постарайтесь закончить изящно, с выражением доброй воли. В случае сомнений - предложите свою помощь или имя контактного лица.

Используйте больше заголовков

Каждый документ длиннее трех страниц скорее всего нуждается в заголовках. С их помощью читатель может бегло пробежаться по тексту. Даже одностраничное письмо только выиграет от заголовков, если в нем изложены несколько разных тем. Будьте информативны. Избегайте заголовков из одного-двух расплывчатых слов. Например, "Инструкция" можно заменить на "Как заполнять форму 76" или "Подрядчики" на "Размер выплат подрядчикам".

Создание эффективных абзацев

Создавайте короткие абзацы. Раскройте одну тему, прежде чем приступать к следующей. По необходимости, разбейте тему на несколько абзацев. Но каждый абзац не должен быть длинее четырех-пяти предложений. Разбивайте длинные абзацы.

Время от времени используйте абзац из одного предложения, чтобы подчеркнуть важную мысль.

Используйте больше списков. Ищите возможности разбивать абзацы на списки. Эта техника особенно важна в должностных инструкциях и директивах (приказах, указаниях).

  1. Добавляйте пробелы для облечения чтения,
  2. Используйте уровни важности,
  3. Упрощайте
     -Первичная проверка
     -Более поздняя ревизия

Но помните, что нужно избегать разделение абзацев на более чем три уровня вложенности. Если вы будете использовать слишком много вложенных списков, читатели потеряют из виду общую структуру.

Вы можете использовать предложения, поясняющие остальную часть абзаца (вводные предложения). Однако использование таких предложений достаточно спорное. Короткий абзац с описанием времени, места и повестки будущей встречи может начинаться с "Вот подробности о встрече", хотя вполне можно обойтись и без этого, поскольку читатели и так могут понять, что хотел сказать автор.

Но предположим, что вы пишите отчет о способах защиты конкретного военного объекта при нападении. Ваши идеи сложны и чтобы достичь ясности и убедительности, коротких абзацев и предложений может быть недостаточно. Пример:

"Поскольку большая часть комплекса находится на берегу реки, ее набережная особенно уязвима для нападения. Военно-морская станция и верфи рядом с ней расположены на северном берегу реки с 13 сухими доками и пирсами. Два пирса используются для загрузки топлива. Большинство пирсов простираются в пределах 100 ярдов от центра главного канала корабля, а сама река - всего 900 ярдов в самом широком месте."

Первое предложение абзаца сразу дает нам понять, о чем пойдет речь. Более слабый (неопытный) автор, возможно, не использовал бы вводное предложение или поместил бы его в другую часть абзаца и тогда ему понадобилось бы больше, чем просто изложение фактов. Будьте внимательны к вводным предложениям. В них можно сконцетрировать массу информации. Без вводных предложений некоторые абзацы могут ввести читателя в недоумение.

Создание упорядоченных предложений

До сих пор мы говорили об организации писем и абзацев, чтобы они обращали внимание на важные идеи. Теперь обсудим несколько важных способов избежать "бормочущих" предложений: подчинение (выстраивание иерархии) второстепенных тем (идей), использование большего параллелизма, осторожное изложение идеи и использование некоторых мини-предложений.

Подчинение (выстраивание иерархии) второстепенных тем

Помимо четкого разделения тем (идей), подчинение позволяет избежать переиспользования и смешивания тем (идей) между собой.

Использование большего параллелизма

Ищите возможность выразить две, или более, важные идеи так, чтобы они выглядели равными. Параллелизм сохраняет слова, проясняет идеи и обеспечивает баланс. Первые слова серии должны использовать ту же часть речи (русский и английский варианты не совпадают).

Вместо "Симпозиум является форумом для распространения информации и не предназначен для установления стандартов."

Можно написать "Симпозиум - это форум для обмена информацией, а не для установления стандартов."

Вместо "Начиная с 1 октября, адресаты должны будут использовать учетные записи, указанные в приложении. Адресаты прекратят отчетность по счетам расходов 1060, 2137 и 2340."

Можно написать "с 1 октября начните использовать учетные записи в приложении и прекратите использовать учетные записи 1060, 2137 и 2340."

Размещайте идеи обдуманно. Начинайте и заканчивайте предложение любым удобным для вас способом, но имейте в виду, что идеи выделяются, когда они появляются с обеих сторон. Чтобы "заглушить" идею, поставьте ее посередине. Пример:

"Время технического обслуживания может увеличиться, если возникнут дополнительные структурные проблемы" (заглушает увеличение времени).

"Если возникает больше структурных проблем, время технического обслуживания может увеличиться" (подчеркивает увеличение времени).

Вместо "Я хотел бы поздравить вас с выбором в качестве нашего сотрудника месяца за июнь."

Можно написать "Поздравляем с избранием в качестве нашего сотрудника месяца в июне."

Использование некоторых мини-предложений.

Случайное предложение из шести слов или меньше замедляет читателей и подчеркивает идеи. Принцип проиллюстрирован в следующем примере из записки генерала к его подчиненным.

"Я могу обработать больше информации, приходящей от всех подчиненных, если каждый из вас будет писать меньше. И вот почему. За неделю в моем почтовом ящике скопилось около 110 кадровых решений. Я мог бы справиться с этим в течение недели, если бы все, что я делал, можно было бы сделать не выходя из кабинета. Тем не менее, около 70% моего времени в штаб-квартире идет не на обработку почты, а на брифинги. Я мог бы справиться и с этой дилеммой - слушая брифинги и одновременно думая о кадровых документах. Но я не могу."

Ищите возможности использовать подобные мини-предложения в ваших письмах. Они предоставят подобную гибкость.

Вместо "Я прошу прощения за то, что не ответил на ваше письмо раньше, но непредвиденное увеличение нагрузки не позволило мне обрабатывать почту в течение трех недель." можно написать "Я должен был ответить на ваше письмо раньше. Я прошу прощения. Непредвиденное увеличение нагрузки не позволило мне обрабатывать почту в течение трех недель."

Следующая статья Часть 2. Говорящее письмо